Hoe stel je Ontvangers in binnen de Werkplaatsplanner in Datamotive?

In het onderdeel Ontvangers bepaal je waar werkplaatsafspraken naartoe worden gestuurd. Dit kan een intern e-mailadres zijn, een bevestigingsmail naar de eindgebruiker, of een externe koppeling zoals LEF. Ontvangers zorgen ervoor dat afspraken op de juiste plek terechtkomen, klanten automatisch bevestigingen ontvangen en externe systemen afspraken kunnen verwerken.

Naar het overzicht van ontvangers navigeren

Stap 1 – Open Ontvangers
Navigeer in het linkermenu naar Werkplaatsplanner en klik op Ontvangers.

Stap 2 – Bekijk het overzicht
Je ziet nu een overzicht van alle ingestelde ontvangers, met de kolommen Type en Acties. Zijn er nog geen ontvangers ingesteld, dan zie je de melding "Geen data gevonden".

Een ontvanger aanmaken

Stap 1 – Klik op Ontvanger aanmaken
Klik rechtsboven op + Ontvanger aanmaken.

Stap 2 – Kies het type ontvanger
Selecteer bij Type de gewenste optie. De gekozen optie bepaalt welke instellingen vervolgens beschikbaar zijn:

• E-mailadres
• E-mail naar eindgebruiker
• LEF

Type: E-mailadres

Gebruik E-mailadres wanneer je afspraken wilt doorsturen naar één of meerdere interne e-mailadressen, zoals de servicebalie, receptie of werkplaatsplanning.

Stap 1 – Vul het e-mailadres in
Vul in het veld E-mailadres het e-mailadres in dat de afspraak moet ontvangen.

Stap 2 – Controleer de DeployTeq Webhook
Het veld DeployTeq Webhook staat standaard op Datamotive standaard.

Voorwaarde: wil je een eigen brand in DeployTeq gebruiken, stel dan eerst een eigen webhook in. Raadpleeg hiervoor de handleiding [Hoe stel je een Deployteq webhook in en configureer je deze binnen Datamotive?]

Stap 3 – Vul het onderwerp van de bevestigingsmail in
Vul in het veld Onderwerp afspraak bevestigingsmail het gewenste onderwerp in. De standaardwaarde is "Bedankt voor uw werkplaatsplanner afspraak".

Stap 4 – Vul het e-mailadres afzender in
Vul in het veld E-mailadres afzender het gewenste adres in. Dit adres wordt aangevuld met @uwwerkplaatsplanner.nl.

Stap 5 – Vul de naam afzender in
Vul in het veld Naam afzender de naam in die zichtbaar is voor de ontvanger.

Stap 6 – Vul het e-mailadres voor antwoord in
Vul in het veld E-mailadres voor antwoord het adres in waar reacties naartoe gaan.

Stap 7 – Vul het bounce e-mailadres in
Vul in het veld Bounce e-mailadres het adres in dat meldingen ontvangt wanneer een e-mail niet bezorgd kan worden.

Stap 8 – Sla de ontvanger op
Klik op Aanmaken om de ontvanger op te slaan, of op Annuleren om het aanmaken af te breken.

Type: E-mail naar eindgebruiker

Gebruik E-mail naar eindgebruiker om automatisch een afspraakbevestiging naar de klant te sturen nadat deze een afspraak heeft ingepland. Dit is de meest gebruikte optie voor klantcommunicatie.

Stap 1 – Controleer de DeployTeq Webhook
Het veld DeployTeq Webhook staat standaard op Datamotive standaard.

Voorwaarde: wil je een eigen brand in DeployTeq gebruiken, dan stel je eerst een eigen webhook in. Raadpleeg hiervoor de handleiding [Hoe stel je een Deployteq webhook in en configureer je deze binnen Datamotive?]

Stap 2 – Vul het onderwerp van de bevestigingsmail in
Vul in het veld Onderwerp afspraak bevestigingsmail het gewenste onderwerp in. De standaardwaarde is "Bedankt voor uw werkplaatsplanner afspraak".

Stap 3 – Vul het e-mailadres afzender in
Vul in het veld E-mailadres afzender het gewenste adres in. Dit adres wordt aangevuld met @uwwerkplaatsplanner.nl.

Stap 4 – Vul de naam afzender in
Vul in het veld Naam afzender de naam in die zichtbaar is voor de ontvanger.

Stap 5 – Vul het bounce e-mailadres in
Vul in het veld Bounce e-mailadres het adres in dat meldingen ontvangt wanneer een e-mail niet bezorgd kan worden.

Stap 6 – Vul het e-mailadres voor antwoord in
Vul in het veld E-mailadres voor antwoord het adres in waar reacties naartoe gaan.

Stap 7 – Sla de ontvanger op
Klik op Aanmaken om de ontvanger op te slaan, of op Annuleren om het aanmaken af te breken.

Let op: zonder deze ontvanger ontvangt de klant geen bevestigingsmail van de afspraak.

Type: LEF

Gebruik LEF wanneer je werkt met de LEF-integratie voor het verwerken van werkplaatsafspraken in externe systemen.

Voorwaarde: voordat je dit type kunt instellen, moet de LEF-integratie zijn geïnstalleerd en geconfigureerd. Raadpleeg hiervoor de handleiding [Hoe installeer en configureer je de Datamotive LEF app?]

Stap 1 – Selecteer de LEF integratie
Selecteer in het veld LEF integratie de juiste configuratie.

Stap 2 – Sla de ontvanger op

Klik op Aanmaken om de ontvanger op te slaan, of op Annuleren om het aanmaken af te breken.

Let op: voor de LEF ontvanger is een standaard mapping ingesteld, waarmee werkplaatsafspraken als aftersales leads worden ingediend. Deze mapping is niet aan te passen of te overschrijven.

Een ontvanger bewerken of verwijderen

Stap 1 – Bewerken
Klik op een bestaande ontvanger in het overzicht, pas de instellingen aan en sla de wijzigingen op.

Stap 2 – Verwijderen
Verwijder ontvangers die niet meer gebruikt worden via de optie Acties in het overzicht.

Let op: verwijderde ontvangers ontvangen geen afspraken meer.

Best practices

• Stel altijd minimaal één interne ontvanger in
• Gebruik E-mail naar eindgebruiker voor automatische bevestigingen
• Gebruik een algemeen e-mailadres, bijvoorbeeld service@bedrijf.nl
• Controleer regelmatig of e-mailadressen nog actueel zijn
• Test nieuwe ontvangers door zelf een proefafspraak te maken

Overzicht velden en opties