Hoe stel je de herinneringsmail voor een onafgeronde afspraak in binnen Datamotive?

De herinneringsmail voor een onafgeronde afspraak wordt gebruikt om eindgebruikers automatisch te herinneren aan een werkplaatsafspraak die zij zijn gestart, maar niet hebben afgerond. Dit verhoogt het afrondingspercentage van afspraken, de conversie vanuit de werkplaatsplanner en de effectiviteit van marketing automation.

Voorwaarde: voordat je deze functionaliteit kunt gebruiken, moet eerst een Deployteq webhook zijn aangemaakt en geconfigureerd. Raadpleeg hiervoor de handleiding [Hoe stel je een Deployteq webhook in en configureer je deze binnen Datamotive?]

Let op: op dit moment wordt voor deze functionaliteit enkel de Deployteq webhook ondersteund. Dit wordt in de toekomst uitgebreid met een koppeling met een generieke webhook.

Wanneer wordt de herinnering verstuurd?

De eindgebruiker haakt af na Stap 2 (E-mailadres)
De afspraak wordt niet afgerond
Na 2 uur wordt automatisch een webhook aangeroepen

De webhook koppelen aan de juiste scope

Nadat de Deployteq webhook is aangemaakt, koppel je deze aan de juiste scope, zodat de webhook de gegevens voor de herinneringsmail ontvangt.

Stap 1 – Navigeer naar Apps
Ga in het linkermenu naar Apps en klik op Geïnstalleerde apps.

Stap 2 – Open de scopes
Navigeer naar het onderdeel Scopes.

Stap 3 – Zoek de juiste scope
Zoek de regel Planner afspraak herinnering.

Stap 4 – Open de dropdown
Klik op de dropdown in deze regel.

Stap 5 – Selecteer de webhook
Selecteer de eerder aangemaakte Deployteq webhook.

Stap 6 – Sla de instellingen op
Klik linksboven op Opslaan. Vanaf dit moment is de koppeling actief.

Verwerking in marketing automation tooling

De webhook wordt gebruikt als trigger binnen je marketing automation tooling. Vanuit deze tooling kun je:

Een herinneringsmail opstellen
De e-mail personaliseren
De gebruiker doorverwijzen naar de onafgeronde afspraak

De inhoud, timing en vormgeving van de e-mail worden volledig beheerd binnen je eigen marketing automation tooling.

Webhook payload

Elk uur wordt er automatisch een bericht verstuurd naar de ingestelde webhook met onderstaande payload. In deze handleiding zijn persoonsgegevens bewust weggelaten.

{ "email": "joost@datamotive.nl", "subject": "Appointment reminder", "type": "planner-appointment-reminder", "contact": { "city": null, "name": null, "street": null, "postalCode": null, "houseNumber": null, "phoneNumber": null, "emailAddress": "joost@datamotive.nl" }, "continueUrl": "https://werkplaatsplanner.ignition.nl/resume-appointment/019b45b8-2814-7812-b0e3-4d16449a7714" }

Toelichting velden

subject – het onderwerp van de herinnering (informatief)
type – type event: planner-appointment-reminder
continueUrl – URL waarmee de eindgebruiker de onafgeronde afspraak kan hervatten. Deze URL kan direct worden gebruikt als call-to-action in de herinneringsmail.

Let op: de herinneringsmail wordt alleen verstuurd als Stap 2 is bereikt. De timing van 2 uur is vast en niet instelbaar. De inhoud van de mail wordt niet door Datamotive verzonden; Datamotive levert uitsluitend de trigger en vervolg-URL. De AVG-verantwoordelijkheid voor de e-mail ligt bij de afzender, oftewel de marketing automation tooling.

Best practices

Gebruik een duidelijke call-to-action zoals "Ga verder met je afspraak"
Plaats de continueUrl als primaire knop in de e-mail
Verstuur maximaal één herinnering per onafgeronde afspraak
Test altijd met een proefafspraak en een test-webhook

Overzicht instellingen

Onderdeel	Beschrijving	Verplicht
Deployteq webhook	Aangemaakt en geconfigureerd via Apps, zie aparte handleiding	Ja
Scope "Planner afspraak herinnering"	Koppeling van de webhook aan deze specifieke scope	Ja
Timing herinnering	Vast op 2 uur na afhaken bij Stap 2, niet instelbaar	N.v.t.
Inhoud, timing en vormgeving e-mail	Volledig beheerd binnen de marketing automation tooling	Ja
continueUrl	URL om de onafgeronde afspraak te hervatten	Ja